Qu'est-ce que la Gestion Numérique des Documents et comment la réussir ?

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La gestion électronique des documents ou GED est une technique informatique mise en place pour gérer tous les documents dans une entreprise. Ce procédé prend en compte toutes les étapes de vie d’un document : conception, stockage, diffusion et archivage. C’est une solution numérique favorisant l’optimisation de l’exploitation d’un document. Elle utilise plusieurs logiciels pour garantir une bonne structuration et une bonne gestion de tous les documents électroniques de l’entreprise. Mettre en place la GED a pour principal objectif de gérer efficacement l’ensemble du cycle de vie d’un document.

Convertissez votre PDF en document WORD grâce à la GED. Ce qui permet à une entreprise d’établir un référentiel sur tous ses documents, notamment les bons de commande, les fiches de paie, les factures, …. La GED prend en charge de l’ensemble des documents de l’entreprise en utilisant un logiciel spécifique, disponible en mode SaaS ou via le serveur local. Tous les collaborateurs au sein de l’entreprise y ont accès. Ce logiciel est adapté à toutes les problématiques pouvant atteindre la gestion d’un document. Pour assurer de manière efficace la dématérialisation des documents dans une entreprise, la GED suit les étapes suivantes : 

• La numérisation ou l’acquisition des documents au format papier par le logiciel OCR ou logiciel de reconnaissance optique des caractères
• Le traitement des documents numérisés : chaque document doit être classifié, indexé et référencé
• Le stockage basé sur deux points essentiels : volumétrie et sécurité
• La diffusion : document accessible facilement et rapidement, mais avec des droits de modification et d’accès en fonction de son degré de confidentialité et de sa nature.

Une bonne GED offre de multiples avantages aux utilisateurs, surtout à l’entreprise. De nombreux logiciels et applications sur Smartphone sont disponibles.

• recherche documentaire simplifiée
• gestion automatique des flux des documents
• divers outils répondant aux avis de chaque utilisateur et au travail de chaque service
• mise en œuvre d’un travail collaboratif
• économique : gain de temps significatif et réduction des coûts de traitement 
• données bien sécurisées avec diminution du risque de perte
• centralisation et suivi des données très faciles

Il existe une panoplie d’outils de la GED sur le marché. Le choix du logiciel adapté à chaque entreprise dépend de nombreux facteurs : nombre d’utilisateurs potentiels, nombre de documents à traiter, etc. Parmi ces outils, il y a :

• Zeendoc, ou M-Files : pour rechercher un document
• Qualios Doc : pour éditer, stocker, et traiter des documents
• Oodrive : pour centraliser, structurer et partager tous les documents de manière sécurisée
• Nuxeo : pour un suivi précis du cycle de vie d’un document
• Open Doc Man : logiciel Open source accessible via un navigateur web

Pour tout type d’entreprises, mettre en place un projet GED est un chantier important garantissant la croissance et le développement de toute l’organisation. Ainsi, les étapes à suivre pour réussir un tel projet sont les suivantes :

• Définir les besoins et attentes de l’entreprise en nommant un référent pour le projet
• Mettre en place un cahier des charges précis de la solution informatique attendue pour mieux choisir le prestataire adapté à aux besoins de l’entreprise
• Tester le projet avant de le déployer pour l’ensemble des collaborateurs
• Mettre en place un comité d’observation de la solution GED

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